Клиенты BI Consult на QlikView Customer Community 2013
На ежегодном мероприятии QlikView Customer Community 2013 клиенты BI Consult рассказали о своем опыте внедрения системы бизнес-аналитики. Григорий Артамошин, Макрогрупп, поделился опытом использования QlikView для аналитики в дистрибуции электронных компонентов, а Алексей Шаров, А.Д.М. (AD Master), рассказал об особенностях аналитики в дистрибуции упаковочных материалов.
Заказчики прокомментировали проекты по внедрению QlikView:
QlikView для анализа продаж в холдинге АДМ
«Сейчас все необходимые отчеты строятся за один-два дня с учетом особенностей подразделений».
Алексей Шаров, директор по ИТ холдинга АДМ
Путь к бизнес-аналитике
Холдинг АДМ специализируется на производстве и поставке товаров, используемых практически во всех сферах жизнедеятельности человека – это упаковочные, канцелярские, строительные, товары для дома и промышленных предприятий. Компания успешно развивается и располагает развитой филиальной сетью, а также большим количеством направлений бизнеса. Однако несколько лет назад учредители поставили перед компанией задачу по оптимизации бизнес-процессов, что должно было стать основой для более быстрого развития некоторых направлений деятельности.
«Приступив к выполнению поставленной задачи мы столкнулись с рядом проблем, – рассказывает Алексей Шаров, директор по ИТ холдинга АДМ. – Во-первых, это сложность получения исходных данных для анализа. Во-вторых, разница понятий при обсуждении различными руководителями подразделений или блоков. И в-третьих, различные трактовки исходных данных. При каждом обсуждении коллеги из разных отделов изменяли, перефразировали представляемую информацию, что в итоге приводило к большим тратам времени на поиск истины. Соответственно все процессы шли очень медленно, и мы приняли решение, что нам необходима система бизнес-анализа, которая смогла бы убрать разногласия, разночтения и помогла бы нашим сотрудникам найти общий язык для решения важных операционных вопросов».
Выбор был сделан в пользу BI-системы на платформе QlikView Business Discovery, партнером по внедрению стала консалтинговая компания BI Consult. Среди решающих преимуществ QlikView оказались наглядность аналитических данных, возможность отказаться от табличного представления информации, удобство использования. В частности, руководству АДМ понравилась доступность и простота получения информации с предыдущих уровней и отсутствие необходимости введения в ручном режиме цифровых данных.
«После первого знакомства с BI Consult и возможностями QlikView у нас загорелись глаза: мы захотели сделать много разных приложений – начиная с аналитики по продажам и товарам и заканчивая системой прогнозирования для товарного планирования, – рассказывает Алексей Шаров. – Однако постепенно мы все же сфокусировались на основных «вкладках», которые будут востребованы всеми отделами – ограничения были связаны с нашими бюджетными возможностями».
Аналитическая оптимизация
В результате проекта за 3 месяца были созданы приложения для анализа динамики продаж, обзора состояния клиентов, в том числе – статусов клиентских баз, дебиторской задолженности, а также разработан ряд отчетов для отдела маркетинга. Параллельно внедрению системы в холдинге АМД была проведена систематизация основных справочников, приведена к единому стандарту вся информация, которая хранилась в базах данных.
Объемы анализируемой информации оказались довольно велики. Так, в базе порядка 10 тысяч клиентов, при этом около 3 тысяч из них постоянно перемещаются, а данные для анализа консолидируются из 18 разных баз.
На данный момент с системой работают 40 руководящих сотрудников: QlikView позволила снять вопросы разных трактовок информации, что привело к повышению скорости принятия управленческих решений.
«Внедрение QlikView позволило нам сократить время на обсуждение тех вопросов, которые остро стояли перед компанией и на решение которых раньше уходило очень много времени, – рассказывает Алексей Шаров. – Кроме того, мы увеличили количество точек контроля и параметров для проверки тех процессов, за повышение оперативности которых мы и боролись изначально».
Также к важным результатам проекта относится и минимизация времени на подготовку различных отчетов. Если раньше ежемесячные отчеты для каждого подразделения делались аналитиками в головном офисе в течение двух недель, то сейчас отчеты генерируются специалистами на местах нажатием одной кнопки. При этом обслуживанием системы занимается один специалист.
«При наличии 18 различных баз данных наш аналитик раньше вынужден был сидеть над отчетами днями и ночами. Начиная с января, он делал расчеты для каждого подразделения в отдельности, – поясняет Алексей Шаров. – Причем попытка повторить тот же отчет через месяц или два, как правило, был безуспешной, так как найти нужные данные было очень сложно. Сейчас все необходимые отчеты строятся за один-два дня с учетом особенностей подразделений, при этом данные верные и уже не меняются».
Год работы в QlikView показал, что из 13 вкладок , которые были сделаны в рамках проекта, постоянно используются 3-4 – это обусловлено тем, что они актуальны для всех отделов холдинга. Пока в компании не намерены увеличивать количество приложений – хотя первичное обучение прошло очень быстро, вовлечение в работу с BI-системой всех сотрудников, которым это необходимо, занимает довольно много времени.
«Первичное обучение занимает не более получаса, – уточняет Алексей Шаров. – Если сотрудник хоть раз сталкивался с такими гаджетами , как iPhone, iPad, то и работа с QlikView будет ему интуитивно понятна. Однако перейти на работу с данной системой из «1С» сложно. Наши сотрудники подключались к работе с QlikView постепенно: сначала в программе работал отдел маркетинга, потом подключились директора площадок, затем отдел планирования и, постепенно, руководители других отделов. В дальнейшем количество работающих с приложениями специалистов будет увеличено».
Первые впечатления от внедрения QlikView Business Discovery в «Макро Групп»
«В результате внедрения мы пришли к принципу «одного окна»: сейчас единственно верными считаются именно те данные, которые находятся в QlikView».
Григорий Артамошин, IT-директор «Макро Групп»
Стратегия и тактика
Компания «Макро Групп» входит в десятку крупнейших поставщиков электронных компонентов на рынках России и СНГ. «Макро Групп» была образована в 1994 году как филиал британской компании, а независимой стала в 2001 году. После 15 лет плавного развития бизнеса собственник компании решил, что необходимы кардинальные изменения, результатом которых станет взрывной рост. Результаты были достигнуты: за последние два года бизнес утроился, по итогам 2012 года компания вошла в десятку крупнейших российских компаний в своем сегменте рынка – прирост продаж за год составил 82%.
Однако останавливаться на достигнутом в «Макро Групп» не намерены. В связи с этим была разработана стратегия развития компании на ближайшие три года, согласно которой планируется утроить обороты. Обеспечить рост бизнеса только за счет роста рынка невозможно: он растет лишь на 30% в год, а значит необходимо повышать конкурентоспособность компании и увеличивать долю рынка за счет долей других игроков рынка.
Изменение стратегии и агрессивная политика компании потребовали изменений и в информационной поддержке бизнеса. Так, было решено изменить организационную структуру компании, внедрить сбалансированную систему показателей и наладить контроль посредством KPI. Также сразу было принято решение о необходимости разработки нового сайта, который отражал бы новую стратегию «Макро Групп», внедрения СЭД и системы бизнес-аналитики, которая и должна была стать одним из важнейших пунктов развития компании на ближайшее время.
Шаги вперед
«У меня был опыт работы с некоторыми BI-системами, – рассказывает Григорий Артамошин, – поэтому я прекрасно представлял, какие возможности и ограничения есть у OLAP-решений: например, невозможность построения куба произвольной структуры. Куб включает в себя пять-семь измерений, которыми и ограничивается аналитика, причем в другом отделе компании будет использоваться другой куб с иными измерениями. Соответственно, даже если у аналитика возникнет подозрение, что есть взаимосвязь важного показателя с тем измерением, которое сейчас не представлено в кубе, ему придется идти в IT-отдел и полтора месяца ждать получения результата. Велика вероятность, что к этому времени аналитик уже забудет, зачем ему все это было нужно. В связи с этим нами был сделан выбор в пользу платформы QlikView Business Discovery, важным преимуществом которой стало ассоциативное представление данных».
Также на выбор в пользу QlikView повлияло и то, что эта платформа включена в магический квадрант Gartner в качестве одного из лидеров, что означает мировое признание решения.
Партнером по внедрению стала петербургская консалтинговая компания BI Consult, одним из преимуществ которой явилось наличие компетенции и опыта успешно реализованных проектов по созданию систем бизнес-аналитики в компаниях-дистрибьюторах.
От «пилота» до полета
Пилотный проект был реализован летом 2012 года. Он ограничивался решением одной задачи из торговой системы и одной – из финансовой. Основное внедрение проходило с октября 2012 года по март 2013 года.
«Мы в полном объеме использовали потенциал ассоциативной модели представления данных, – рассказывает Григорий Артамошин. – У нас создано единое приложение для анализа данных – нет отдельных приложений для каждой задачи. Это позволило нам проводить анализ, начиная с любого отдела, и раскрывать цепочки информации, чтобы выйти на интересующие в настоящий момент данные».
Источником информации для BI-системы является база торгового учета «1С», из которой извлекаются данные с 2009 года по настоящее время. Объем выгружаемых данных – 1,7 Гбайт, а полная выгрузка базы занимает около 20 минут – с момента подключения к «1С» до получения конечного результата. При такой высокой скорости получения данных было принято решение отказаться от частичной выгрузки – два раза в день (в 8 часов и в 14 часов) производится полная загрузка. Именно такой режим обеспечивает оптимальное обновление платежной информации для анализа.
К началу лета 2013 года в системе работают 15 пользователей, используются 22 измерения, количество аналитических вкладок – 19.
Первые итоги
Пока, по истечение трех месяцев использования QlikView, принято решение не делать каких-либо доработок, чтобы сотрудники привыкли работать в системе. На данный момент активно используется панель руководителя – именно с нее теперь начинается каждое еженедельное совещание, которое проводит генеральный директор. На панель выведены основные бизнес-показатели, по которым на протяжении нескольких лет оцениваются результаты бизнес-процессов. При этом ранее на подготовку и вывод этих показателей коммерческий директор тратил 2-3 часа каждую неделю, а внедрение QlikView позволило делать это автоматически. В результате теперь время тратится не на подготовку, а на выяснение причин выявленных тенденций.
«Раньше определить, почему изменился тот или иной показатель, было очень сложно, – рассказывает Григорий Артамошин. – Одна и та же информация из разных отделов могла отличаться очень существенно, и выяснить, какой вариант ближе к истине, было практически невозможно. Сейчас у нас есть система KPI, можно посмотреть динамику изменения показателя и, что самое ценное, буквально несколькими кликами отфильтровать нужные цифры и сразу перейти на аналитические закладки, чтобы понять, как эти данные распределились по клиентам, по направлениям, по регионам, подразделениями и т.д. В результате внедрения мы пришли к принципу «одного окна»: сейчас единственно верными считаются те данные, которые размещены в QlikView – это очень важное достижение, потому что если отделы оперируют различными данными, могут возникнуть большие проблемы. Мы от этих проблем застрахованы, так как у нас теперь есть одна главная «правда».
Кроме стандартных возможностей анализа товаров по производителям, клиентам, дебиторской и кредиторской задолженностей, в «Макро Групп» реализован и некоторый эксклюзивный функционал. В частности, на основании анализа дебиторской и кредиторской задолженностей можно составить рейтинг покупателей. Кроме того, изменениям подверглась стандартная воронка продаж: при помощи экспертов BI Consult был разработан иной вид наглядного представления, благодаря чему можно в более привычной для специалистов «Макро Групп» форме увидеть, на каком этапе продаж идут максимальные потери. «Я уверен, что даже если стандартного функционала решения не хватает, всегда есть возможность творчески подойти к решению вопроса и найти наиболее удобный вариант получения информации», – подчеркивает Григорий Артамошин.
В «Макро Групп» уже есть планы по дальнейшему развитию системы. В частности, на данный момент завершено внедрение в компании системы сбалансированных показателей и началась подготовка к ее интеграции с QlikView – идет наполнение источников данных, чтобы в них была вся требуемая информация. Следующим шагом станет визуализация этих показателей через QlikView. В более отдаленной перспективе – подключение QlikView к финансовой системе компании, а затем и к производственной.